İlk adım olarak DNS ten mail gönderirken yüksek sayıda e-posta eklemesi yapmanızda fayda var. Dns hiçbir servera bağlı olmaksızın mail gönderimleri yapan alternatif bir modüldür. Dolayısı ile mail alıcıları sizin Dnsler üzerinden yani ; ADSL bağlantınız ile yaptığınız mailing kampanyasında belli emaillerde bloklamaya ( hotmail, gmail, yahoo ) sebeb olabilecektir. Programın DNS yapısı ile yapacağınız deneme gönderimlerinin en az 10 - 20 adet mailler olması DNS gönderiminin performansını net olarak test etmenizde daha etkili olacaktır. Çünkü tek adet yada birkaç tane email ile yapacağınız deneme gönderimleri( bloklanma sebebi ile ) sizi yanıltabilir.

Mail gönderimleri için kullandığınız modem, Türk Telekom veya Airties benzeri bir modem ise DNS üzerinden yapacağinız; email gönderimlerinde gitmeyen mail rakamlarınız yüksek düzeyde olabilir, bunun da en önemli sebebi bu tip modemlerdeki "Güvenlik Duvarları" nın yüksek sayıda mail çıkışlarına izin vermemesidir. Bu durumun önüne geçebilmek için, " Türk Telekom ve Airties Modem Ayarları " için linki tıklayabilir. DNS numaraları ile ilgili ayarlamanızı basit görsel anlatımlı yönergeler ile kolayca yapabilirsiniz.

Smtp üzerinden mail gönderimi yapmadan önce MUTLAKA server hizmeti aldığınız hosting firmanız ile görüşüp maximum gönderim yapabileceğiniz mail adetleriniz hakkında bilgi almanızı tavsiye ederiz.

Tamamen server odaklı mail çıkışı yapılacağından serverdan izinsiz yüksek adetteki mail gönderimleri sonrasında belli problemlere neden olabilir. Eğer SMTP üzerinden belli bir rakamdan dan sonra gitmeyen mail adetleriniz çoğalıyor ise öncelikle hosting hizmeti aldığınız yer ile görüşünüz. Neden email gönderimleri yapamadığınızı, gerekirse tekrardan mail ayarlarınızı alınız.

Cool Sender ın SMTP yapısı ile mail gönderimi yaparken DNS modülünden farklı olarak SMTP SUNUCU AYARLARI gerekir.
Sunucu ayarlarınız; serverınıza göre değişkenlik te gösterebilir. Ancak sabit ayarlama örnekleri;

Sunucu : mail.websayfanizinadi.com

Kullanıcı Adı: yukarıdaki web sayfasına bağlı email adresi

Şifre: emailinizin şifresi

Mail programını her kapatıp açtığınız da mail server ayarlarınız sıfırlanacaktır. Smtp ile mail gönderiminin farkındalığını ortaya çıkartmak amaçlı yapılan bu duruma şu şekilde çözüm getirebilirsiniz.

> Mail programı nın üst bölümünde yer alan panelden Dosya Sekmesini tıklayarak ; Mesajı Kaydet butonunu tıklayın ve mail ayarlarınızı dilediğiniz bir isimde kayıt ediniz.

> Var olan mail ayarlarınızı programa çağırabilmek için de yine Dosya Sekmesini tıklayarak ; bu kez Mesajı Ekle butonunu tıklarsanız mail ayarlarınızı aktif hale getiriniz.

Mail programı gönderim esnasında farklı email sistemlerini kullanmaktadır. DNS ve SMTP modüllerinin birbirinden bağımsız çalışma standartları bulunduğundan server kullanımları da bu düzeyde değişir.

Domain Namer Server; DNS ile yapılan mail gönderimlerinde program; kendi içinde internet bağlantınıza ( ADLS ) bağlı olarak; bir sanal server oluşturacaktır.

Server Mail Transfer Protokol; SMTP de ise programa kendi mail server ayarlarınızı yapmanız yeterli olacaktır. Dolayısı ile program sizin kendi email serverınızı kullanarak e-posta gönderecektir.

Mail gönderim programı ile yapacağınız ek dosya gönderimlerinde tek dikkat etmeniz gereken nokta; işlem öncelik sırasıdır.
Gönderdiğiniz ek dosyaların karşı tarafta problemsiz şekilde gözükebilmesi için; yapmanız gereken şey tüm mail ekleme ve düzenleme işlemlerini yaptıktan sonra en son " Ek Dosya " nızı eklemeniz ve " Gönder " butonuna tıklamanızdır.

Dikkat !!!

Ek Dosyanızı ekledikten sonra yapacağınız herhangi bir değişiklik ek dosyayı otomatik olarak pasif hale dönüştürecektir.

Eğer bir tanıtım maili göndermek istiyor ve akılda kalıcı bir çalışma olsun istiyorsanız mail gönderimlerinizi ve kampanyanızı A-dan - Z-ye tanıtacak etkili bir görsel (.jpg ) göndermenizde faydalı olacaktır. Genelde kişiler yoğun şekilde uzun uzadıya yazılmış metinleri okumak yerine aradıkları yada ilgilerini çekebilecek unsurlara hemen ulaşmak isterler. Resimli mail gönderimlerinde de amaç markanızı, sloganınızı yada kampanyanızı dikkat çekebilecek şekilde düzenleyebilmektir. Cool Sender içerisindeki Editör aracılığı ile "Resimli Gönderim İşlevi" ni en pratik hale dönüştürüyor.

Programın editör bölümünden yapacağınız resimli mail gönderimleriniz ek dosya şeklinde değil standart HTML sayfası şeklinde gözükecektir.
Bunlara en iyi örnek; teknoloji marketlerinden gelen tanıtım ve bankalardan gelen bilgilendirme mailleridir.

Cool Sender ile yapmış olduğunuz toplu email gönderimlerinde; kaç adet email adres eklemesi yapılır ise yapılsın mailler; kişiye özel olarak gitmiş gözükür. Diğer mail adres alıcıları, birbirlerini görmezler. Bu anlamda kişiye özel olarak yaptığınız mail çalışması; firma prestijiniz açısından olumlu sonuçlar doğuracaktır.

Cool Sender programının içerisinde herhangi bir mail listesi bulunmamaktadır. Eğer dilerseniz var olan mail adres listenizi programa ekleyebilir, dilerseniz de Güncel Mail Bankalarımız da ki farklı email paketlerini satın alabilirsiniz.

Ekleme yapmak istediğiniz mail adreslerinin (.txt ) yani not defteri formatında alt alta, yada excelde listelenmiş şekilde kayıt ediniz. Özellikle maillerin yanında boşluk veya virgül gibi karakterlerin bulunmamasına özen gösterin.

Cool Sender V.3.0 mail programında mail eklemesi ile ilgili; herhangi bir sınır yoktur.
Ancak çok yüksek sayıda email gönderimleri için sistemli ve planlı email gönderimleri yapmanız daha uygun olacaktır.

Mail listelerinde dikkat edilmesi gereken önemli bir konu da mail filtrelemeleridir. Mevcut bir datada sürekli tekrar eden emailler belli bir zaman sonra kişilere rahatsızlık verebileceğinden, kurumsal kimliğiniz de bu ölçüde zarara uğrayabilir. Dolayısı ile mevcut datadan aynı e maillerin çıkartılması gerekir. Ancak milyonlarca mail arasından bu işlemi yapabilmek; ciddi bir performans gerektirir.
Cool Sender ın da en büyük avantajı aynı olan emaillerin filtrelemesidir.

Eğer daha önceden Cool Sender ile Mail Gönderimi yaptınız ve herhangi bir problem yaşamadınız ama şimdi maillerinizin gönderimlerinde ulaşmama ile ilgili problem yaşıyorsanız; bu durum Türk Telekom un yapmış olduğu port değişimlerinden kaynaklanabilir. İzlemeniz gereken yol şu şekilde olacaktır;

DNS mail gönderimi için Türk Telekom ile görüşerek sabit ip ye geçiş yapabilir ve 25. portunuzu açtırabilirsiniz.

SMTP için ise sadece 25. portunuzu açtırmış olmanız yeterli olacaktır.
Detaylı bilgi için ; http://www.toplumail.com/haberler/guncel/index.htm linkini ziyaret edebilirsiniz.

Program aracılığı ile birbirinden farklı email grupları oluşturabilirsiniz. Grup yada kategorisel olarak yapacağınız mail çalışması doğru hedef kitle ve doğru pazarlama stratejilerinin temelini oluşturur.
Mevcut mail datanız ile ilgili grup oluşturabilirsiniz. Programda var olan Grup Oluşturma özelliği ile de her gönderimde yeni email datası eklemenize gerek kalmadan gruplarım bölümünden; kolayca email eklemesi de yapılabilir.

Başarılı bir mailing çalışmasının temel unsurlarından biri de ölçümlemedir. Mail gönderirken kaç tane mailin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı ile ilgili genel olarak alınacak bir raporlama dahi mail kampanya başarısı için etkin bir özellik taşır. Cool Sender ile yaptığınız email gönderimlerinizde kaç adet mail adresi eklendiği ve kaç tanesinin gittiği yada gitmediği ile ilgili bilgi alabilmeniz de mümkündür.

DNS mail gönderimi için rapor anında GÖNDERİLDİ ( yeşil zarf ) yada GÖNDERİLEMEDİ ( kırmızı ünlem ) işareti şeklinde anında raporlanır. SMTP ile yaptığınız gönderimlerde ise; maillerin iletilip iletilmediği ile ilgili serverınız rapor oluştrurup geri gönderecektir.